Sänkta kostnader för affärsresor är huvudfokus för en fjärdedel av landets inköpare och travel managers. Så här gör du.

På Företagsbostäder har vi daglig kontakt med inköpschefer och travel managers runt om i landet. För många av dem är priset den viktigaste frågan på agendan. Just minskade resekostnader är den enskilt största utmaningen kring affärsresor; det svarar en fjärdedel av respondenterna i en undersökning som Resegeometri gjorde i början av året. Men hur gör man för att pressa kostnaderna? Här bjuder vi på fyra tips för er som vill sänka företagets resekostnader.

Skapa en bra resepolicy – och se till att den används
Vilka regler gäller för era affärsresor? En bra, uppdaterad resepolicy är A och O när ni vill sänka kostnaden för resorna. Med en genomtänkt resepolicy hjälper ni anställda och konsulter att resa på rätt sätt. Med policyn kan ni styra bokningarna mot era avtalade leverantörer. Då kan ni kvalitetssäkra resandet, och med större volym resor hos varje leverantör ökar också möjligheten att få ned priset. Fundera över faktorer som miljöpåverkan, företagskultur och faktiska kostnader när ni skriver policyn.

Anlita en professionell affärsresebyrå
Med rätt partner får ni fördelar som effektivare administration, samlad resestatistik och inte minst professionella resekonsulter, som kan göra affärsresandet både bekvämare och mer prisvärt. Ska ni boka långt i förväg eller i sista minuten för att få bästa pris? En bra resebyrå hjälper er till den bästa dealen, och guidar er i snårskogen av dynamiska priser. Affärsresebyråns dygnetruntservice är också en skön trygghet för affärsresenären, som plötsligt kan stå strandad på andra sidan jordklotet på grund av ett inställt flyg.

Välj rätt leverantör till rätt pris
Att försöka pressa priset känns kanske som den mest självklara åtgärden när ni vill sänka kostnaderna. En nöjd kund är en god kund, så fråga era leverantörer vad de kan göra för er. Och se över om ni faktiskt har rätt leverantör! Vad gäller boende kan ni till exempel spara i snitt 50 procent på månadsbasis genom att boka lägenhet hos oss på Företagsbostäder i stället för att boka hotell. Vilka motsvarande besparingar skulle ni kunna göra när det kommer till flyg, tåg och andra transporter?

Jobba smartare med teknik och statistik – så att bra blir ännu bättre!
Se över er teknik för att hitta kostsamma tidstjuvar. En effektiv och säker hantering av inköp och reseräkningar kan till exempel spara både tid och pengar. Oavsett om ni använder en separat resekontotjänst eller individuella företagskort kan båda dessa integreras med företagets ekonomisystem.

Med ett bra Travel Management-system får ni också enkelt tillgång till uppdaterad resestatistik. Då kan ni snabbt identifiera sätt att göra ert affärsresande ännu smidigare och mer kostnadseffektivt. Kanske kan ni till exempel förbättra framförhållningen, och hitta prisfördelar den vägen? Eller öka produktiviteten hos anställda och konsulter, genom att hjälpa dem till ett bekvämare affärsresande? Statistiken systemet ger er kan ni också använda som underlag nästa gång ni går in i avtalsförhandlingar med en leverantör.

I teknikdjungeln finns också nya spännande verktyg för er som bättre vill kunna styra affärsresandet. Spelinspirerade app:ar kan till exempel hjälpa företag just att påverka och ha uppsikt över personalens beteende kring bokning av affärsresor. Ju mer kunskap, desto mer effektiva justeringar av både resepolicy och faktiska bokningar. Och det i sin tur ger direkta besparingar i kostnadsledet.